蔡盈芳：

第四，合规开展档案出境和管理服务外包工作。随着我国改革开放步伐的加快，企业档案出境事项逐年增多。《实施条例》第二十六条、第二十七条对档案出境的条件、审批权、出境流程等进行了细化。各企业在办理档案出境手续时，除报档案主管部门审批外，出境时要主动向海关申报核验，出境后妥善保管、处置出境的档案，档案出境涉及数据出境的，还应当符合国家关于数据出境的相关规定。随着经济发展，越来越多的企业将档案保管、数字化、整理、开发利用等档案管理服务工作外包。《实施条例》第二十八条对承包方选择和外包服务过程进行了细化，进一步明确了委托方的责任和义务。各企业在档案管理服务外包时，承包方法人资格、相应的经营范围、保证档案安全的管理体系和保障措施三方面条件缺一不可。除此之外，还要对外包服务过程进行全程指导和监督，确保档案安全和服务质量。

第五，遵守档案利用和公布相关规定。各企业档案室档案属于未进馆未公布档案，一般不对公众提供利用，也不向社会公布或开放。但在一些情形下如学者研究，政府、第三方机构履职过程中会对企业未进馆档案提出利用需求，都涉及档案外部利用问题；如企业利用档案室档案制作的展览参观人员范围较广，或者公开出版利用本企业档案室档案的编研成果，均涉及对本企业档案室档案的公布问题。为此，企业要建立外单位和公民个人利用本企业档案的制度，做好审批手续。配合协同档案馆做好未开放档案利用事项审核。在利用档案涉及保管在本档案室档案的公布时应做好前期审核工作，本企业无法确定是否可以公布时，可报上级主管部门确认。根据《实施条例》第三十二条的规定，在对外提供档案利用时尽可能用载有签章标识的档案复制件代替原件。

第六，按《实施条例》要求积极推进档案信息化建设。《实施条例》第三十八条对《档案法》关于档案信息化一些原则性的要求作了细化和补充，各企业在实施时要加强档案信息化规划工作，将档案信息化纳入企业信息化规划，确保企业档案信息化与企业信息化协调发展。在建设电子档案管理信息系统时，应当按照国家相关规定进行，并符合国家有关网络安全、数据安全以及保密等的规定。要让档案部门或档案人员全程参与办公自动化系统、业务系统规划、设计、开发、实施等工作，实现归档功能与业务系统同规划、同设计、同开发、同实施、同上线，实现办公自动化系统、业务系统与电子档案管理信息系统的衔接。

第七，切实履行好档案监督检查义务。《实施条例》对《档案法》关于监督检查部分要求进行了细化和补充，如第四十五条、第四十六条。为此，各企业要及时向档案主管部门报送本单位档案工作情况，为档案主管部门全面了解本企业档案工作情况，及时对企业档案工作开展事前、事中、事后监督提供条件。对于需追究有关人员档案违法责任的，企业要根据档案主管部门提出的处理建议依法追究有关人员责任，并及时将处理结果书面告知提出处理建议的档案主管部门。

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