线上线下融合的档案利用服务
一体化系统逻辑与架构研究
宋宇
中国第一历史档案馆
摘要：本文基于国家政策法规对档案利用服务线上线下融合发展的新要求，分析了当前国内档案利用服务存在的线上线下系统割裂、流程繁冗、数据不通等问题，研究利用服务理念创新、流程重构、管理创新等，提出了线上线下融合的利用服务一体化系统逻辑与架构方案。通过整合门户网站个人中心、预约系统、闸机系统、利用系统及利用自助服务一体机等多系统的功能和数据共享，构建跨网络、功能协同、数据互通的利用服务“大系统”集群，实现从线上预约到线下查档、成果获取的全链条数据互通与功能衔接，提升利用服务水平。
关键词：档案利用；线上线下融合；利用服务；系统架构
0 引言
随着《中华人民共和国档案法实施条例》等一系列文件的发布实施，明确提出了推进档案利用服务线上线下融合、发展线上线下一体化等要求。通过线上线下服务融合，打通参与利用服务的多系统的服务能力和数据孤岛，形成逻辑上的利用服务的“大系统”，达到简化利用程序、提升档案利用服务能力水平的目的，发展档案利用服务先质生产力。
1 档案法规中关于线上线下融合的新要求
在多数档案需要到馆查阅的现状下，线上线下融合的一体化利用服务将成为档案利用服务创新的重要方向。近年来，新推出的多个国家政策法规中提出要推进线上线下融合服务。2024年《中华人民共和国档案法实施条例》中明确要求“创新档案利用形式，推进档案查询利用服务线上线下融合”；2022年中办国办印发的《关于推进实施国家文化数字化战略的意见》中提出“大力发展线上线下一体化、在线在场相结合的数字化文化新体验”；2021年中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中也指出“持续优化档案利用环境，简化档案利用程序”。
2 国内线上线下融合利用的现状与问题
2.1 提供利用服务的线上线下各系统彼此独立，造成数据割裂
档案利用环节各系统存在“线上是线上、线下是线下”，缺乏在保障数据安全前提下的功能协同与数据互通。国内大多数综合性档案馆已实现数字化查阅档案，利用服务的主要形式为线上查询档案目录，线下到馆查阅原文，一些档案馆还提供档案原文图像、全文数据供线上检索利用，例如民生档案和民国、历史档案等。但线上查阅系统、预约系统和档案馆的线下查阅系统是彼此独立的，数据不互通，两个或多个参与利用服务的系统无法进行功能协同，难以进一步提升利用服务效率和利用者体验。
2.2 线上、线下系统流程繁冗，衔接不畅
因线上的档案查询或预约系统中的利用者身份信息、预约信息等数据与档案馆内部网络的利用系统数据不互通，从而造成利用者面临不同系统的多次身份验证和信息重复登记。例如，线上预约已完成实名认证的利用者，到馆后仍需在闸机、查档服务台、查阅终端等环节重复提交身份证件或填写表格；线上填写的查档目的、拟查档案档号等信息无法同步至线下系统，利用者需在阅览室前台再次登记，造成时间浪费。从利用者视角来看，这种碎片化服务导致利用流程繁冗，影响了利用体验，亟需通过系统协同与数据互通实现“一次登记、全程通行”的服务闭环。
2.3 利用成果数据获取较为繁琐
大部分档案馆提供的档案利用方式是利用电脑或者手写摘抄档案，或在系统中下载档案原文图像，相关利用成果内容需经审核后，通过拷贝、刻录光盘或发送电子邮件等方式交给利用者。部分无法当日完成审核的，需利用者再次来馆拷贝、刻录光盘，或通过邮寄、电子邮件等方式发送给利用者，有些服务还需要支付费用，无法为利用者提供档案查阅与资料获取的线上线下融合“一站式”服务。
3 线上线下融合的档案利用服务创新与流程优化
线上线下融合的一体化利用服务是指将线上和线下的服务、设施、人员有机结合，相互补充，形成一个逻辑上完整的档案利用服务体系。本文基于需要到馆查阅档案的现状开展研究。
3.1 利用服务理念创新
创新档案利用服务理念，对线上线下的服务能力和档案资源进行整合，以实现资源的优化配置和利用效能提升。从利用活动的视角看，档案馆的门户网站、移动端小程序、预约系统、闸机系统、PDA、自助服务设备、利用检索系统等都直接或间接被利用者所使用，构成了参与利用服务的系统集群。这些系统物理上是独立的，可以通过对利用流程重塑和多系统进行功能整合设计，将各项能力充分融入到“利用流程”版图中，使之成为逻辑框架下的一个“大系统”。利用系统设计，不再仅仅考虑单一传统的档案利用查询系统，而是将参与利用服务的多个系统所构成的“大系统”进行整体考虑，通过网间、网内数据安全传输技术，从网上查阅目录、预约查档、来馆利用，到最终成果获取的全链条中，做到必要的数据可以互通，必要的功能可以协同，从而实现全链条利用流程衔接，简化利用程序，提升利用者服务体验。
3.2 利用服务流程优化重构
在各个系统、设备构成的“大系统”视角下，对线上线下利用流程梳理和优化，消除其中的重复环节和障碍，从网上预约、来馆查档，再到利用成果获取，使利用服务流程扩展至利用活动全过程。具体流程可以设计如下（见图1）：
利用者在档案馆官方网站（或移动端）注册并预约查档后，系统通过跨网络数据安全摆渡，将用户信息、预约信息、收藏的目录信息等数据摆渡到档案馆内网中的利用系统。利用者到馆后无须重复登记，可通过闸机自动核验身份入馆，并使用自助服务一体机完成自助签到、选座，上机后可以直接查看在网站上收藏的档案条目并阅览原文，无须二次检索。同时可以对档案、全文跨系统利用查阅。利用结束后，利用者在馆内查阅摘抄的内容和下载图像等利用成果经过审核后，再次通过跨网络数据摆渡，同步到互联网站的个人中心（馆内内网的自助服务一体机经身份验证也可访问本人的利用成果数据），利用者可以随时随地在官网（或移动端）个人中心下载其在馆内利用成果，无须二次到馆或联系利用工作人员索取。重新设计的利用服务流程，在保障数据安全的前提下克服了内外网隔离的壁垒，减少了利用过程中的重复流程，便捷了利用成果获取，实现了利用服务全流程自助化。
图1 优化重构利用服务流程图
3.3 利用管理服务创新
在线上线下融合的视角下，档案利用不仅仅是单纯的线上利用和单纯的线下服务，而是两者有机融合。利用管理也不仅仅是线上系统的管理或线下档案查阅和审核服务，而是包括了线上线下数据的双向互通管理。例如，需要将利用者在互联网上的用户身份数据、预约数据、收藏数据打包通过网闸推送或离线介质摆渡到内网，在利用者查档利用完成后将其摘抄数据、下载图像等成果数据经审核后再次通过网闸推送或离线介质摆渡到互联网站的用户中心。同时，还要做好内外网数据在摆渡时发生丢包等错误时的冗余推送，以及利用者数据在内外网的同步更新及安全保存，对利用管理提出更高要求。
3.4 利用服务关联系统的功能整合
创新档案利用信息化服务框架，充分整合预约系统、闸机系统、利用系统、网站系统等软硬件资源，形成以利用者为中心的档案利用服务“大系统”。同时，打通不同网络间、不同系统间的数据，在保障安全的前提下实现各环节多类异构数据互通，消除数据孤岛，从而达到简化利用程序、便捷利用服务、提升利用者全方位利用活动体验的目的。通过系统间功能协同，形成线上线下融合的档案利用一体化信息服务体系，为利用者提供全流程自助化服务，发展利用服务新质生产力。
3.5 跨网络、多系统间非标准化、异构数据的互通
不同厂商的系统和硬件数据格式和标准是不一致，构建线上线下融合的档案利用一体化服务“大系统”，需跨越不同平台和标准实现不同系统之间的工作协同和数据共享，以实现互联网站端、小程序端、设备端、系统端等异构系统之间的互操作。需要解决不同系统间异构数据的共享互通、外网与内网在物理隔离条件下数据安全传输、多端多系统接口数据的规范化、内外网间用户数据的同步等问题，尤其是明确内外网用户信息发生变化情况下的数据同步规则，以及反馈给网站个人中心的用户利用成果数据的封装解析标准和容错补偿机制等。
4 线上线下融合的利用服务系统集群框架与逻辑设计
4.1 线上线下融合的利用服务系统集群框架组成
线上线下融合的利用服务一体化集群设计旨在融合利用活动中全流程、多系统、跨网络的服务能力，实现规则统一、流程衔接、数据互通、操作便捷，让数据多跑路，人民少跑腿。系统集群主要包括互联网站系统、闸机系统、利用系统、自助服务一体机、利用电脑终端、网间摆渡设备等。互联网站系统相关功能模块包含档案查询子系统、查档预约子系统、身份验证子系统、个人中心等；闸机系统包括信息读取模块、闸机动作控制模块、PDA等；利用系统包括利用登记模块、查档利用模块、审核模块、个人中心等；利用一体机包括身份证、护照、二维码识别模块、条码打印模块、光盘刻录模块、USB拷贝模块；利用终端包括二维码信息读取模块。
4.2 档案利用服务一体化“大系统”集群逻辑设计
在由网站、闸机、利用系统、自助服务一体机等组成的利用服务一体化“大系统”下，集群逻辑设计如下（集群架构逻辑图见图2）。
4.2.1 注册查档
利用者在档案馆官方网站注册后，通过网站的档案查询系统，可查阅线上的档案原文、全文、目录数据。对于线上只有目录没有原文的档案，可以收藏该条目录。
4.2.2 到馆利用预约
利用者通过网站的查档预约系统，进行到馆线下查档预约，并填写个人身份信息、查档目的、预约时间等线下档案利用必要的信息。
4.2.3 数据摆渡
网站系统将利用者预约数据（含利用信息、目录收藏信息等）通过安全网闸或离线数据摆渡的方式，摆渡到与内部局域网的利用系统中。
4.2.4 到馆闸机验证
利用者来馆时可通过互联网闸机进行身份验证，闸机读取利用者身份证或预约二维码信息，并发送到互联网站与预约数据库比对，并将验证结果反馈到闸机系统，执行开闸动作或提示为非指定时间预约用户。
4.2.5 自助登记
利用者进馆后，可通过利用服务自助一体机刷身份证进行登记，并选择查档座位，打印上机二维码。由于用户身份信息、利用登记信息等已经通过数据摆渡同步到局域网中的利用系统，故利用者无须二次登记。
4.2.6 上机查档
凭上机二维码（也可用手机端的二维码）到选取的座位扫码上机，查阅、摘抄、下载档案，并提交审核。
4.2.7 利用成果获取
审核通过的摘抄或下载档案在利用系统中，利用者可以在利用服务自助一体机刷身份证验证身份后，通过刻录光盘或U盘拷贝成果数据。如果排队人数较多，或审核工作尚未完成，利用者可以回家通过网站下载成果数据。
4.2.8 数据二次摆渡
经过审核的当日所有利用者成果数据，进行整体封装打包，并通过二次数据摆渡到互联网站。经过网站系统拆封解析后，将用户利用成果数据分别插入对应用户的个人中心数据库。
4.2.9 利用者在线下载成果数据
利用者可通过网站系统的个人中心，下载线下查档的成果数据包，并通过相应规则的密码解压获取，从而实现摆脱利用成果获取的时间和空间限制（见图2）。
图2 利用服务“大系统”集群架构逻辑图
4.3 利用系统功能架构
利用系统（含自助服务一体机）是整个利用服务“大系统”的核心，也是实现利用者全流程自助服务的重要组成部分。利用系统功能架构（见图3）除了前台的档案查阅、个人中心，后台的数据管理、用户管理、审核管理、系统运维模块以外，还应包含数据包的导入、导出功能模块。数据包导入模块，可以对网站当日预约信息数据包导入，拆包解析并插入利用系统的用户数据库，实现用户到馆签到后无须二次登记便可直接上机查档。数据包导出模块，可以对当日所有经过审核的用户摘抄文本、档案原文图片等进行封装打包，在网站系统导入后，通过利用者身份信息关联到其网站系统的个人中心，实现用户成果数据的线上下载。
图3 档案利用系统和一体机功能架构图
4.4 面向利用者提供多端服务
目前，移动端日益成为各类线上服务的主要接入端，线上系统也需要适应用户需求的趋势。网站系统除了提供PC端服务，可同步开发小程序、微信公众号等移动端应用。用户可以通过移动端应用，进行档案查阅、预约等利用活动。鉴于用户下载档案原文图像数据包需要解密操作，移动端操作较为复杂，在利用成果获取上可以在移动端实现用户摘抄的文本数据显示功能，从而做到功能和使用便利性的平衡。此外，在安检闸机系统中，也可以部署PDA，通过PDA读取利用者身份证、手机二维码等，并发送到网站预约系统的身份验证模块进行比对验证，从而对于乘坐轮椅等不便于闸机验证的用户提供更加人性化服务。
综上，线上线下融合的档案利用服务一体化系统集群构成的“大系统”，通过开展多系统功能协同和数据互通建设，可以实现利用者从线上预约到线上获取利用成果的全流程自助化服务，从而大幅提高利用效率，减少利用管理过程中的人工投入，实现提升利用服务质量和减少人力成本的双赢。
